会議・打ち合わせの準備

打ち合わせをする時はグループウェアで会議・打ち合わせの招集通知を送るのが普通になってきました。

会議・打ち合わせには事前に準備が必要と思います。

例えば、

・「製品についてのご相談」

という件名のみで招集通知が来たとします。

議論するトピックは何でしょう？招集された人は事前になんの準備が必要でしょう？社外との会議であれば相手の要求は何でしょう？

会議・打ち合わせの招集には、

・議論する項目

・事前準備が必要な項目

・相手が要求する内容

・議論の結論を誘導したい方向性

が必要です。

上記の「製品についてのご相談」という会議で、自社の製品説明が必要であったとします。製品説明をその場で実施するのはもちろん良いでしょう。

では、会議の前に製品説明のビデオや資料を予め送付しておき、相手に目を通してもらった状態で始める会議では、もう一歩踏み込んだ議論が出来るようになりませんか？

会議・打合せを招集して、事態をその打合せまで寝かしておく状況はよく見かけます。

会議に参加してみて、いきなり無茶振りをされる場合もあります。

基本的には相手から質問や確認事項がある場合、事前にそれを確認して回答を準備した上で会議に参加することがしかるべき形で、議論もスムーズかと思います。

無茶振りを受ける人が「出来る人」ではありません。

事前に準備が出来ない人が「出来ない人」ではないかと思います。

事前に相手が要求する確認事項を知っていれば、打合せをする必要がない場合もあります。

会議を設定したから、それまでは議題について寝かしても大丈夫というわけではありません。

もちろんメールでの回答ではなく、対面で話すことが効果的な場合である時はそれが目的となるので、十分に対面で話す必要はあります。

会議・打合せは、行き当たりばったりでその場の無茶振りで会話する場面ではありません。

十分な準備があっての議論が成り立つよう、事前に準備する事は最低限必要かと思います。