業務手順を文書化して残すことはとても大切です。
・この仕事はあの人しか出来ないからあの人に頼もう
・その依頼はあの人しかやり方をしらないからあの人に聞こう
・前任者が不在なので仕事のやり方がわからない
・あの人がいなくなったからこの仕事はできない
業務手順を文書化して残しておかなければ、仕事は人について回るかもしれません。また、できる人が居なくなったら、またゼロから仕事のやり方を考えなければいけません。
仕事をうまくこなした人がどういう手順で仕事をしていたかがわからなければ、同じ成果を効率的に出すことが出来ません。
人が居なくなったら、その人がやっていた仕事はできなくなるのでしょうか？ゼロからまたやり方を考えますか？
チームで業務を行う場合、誰かが不在であればその人の代わりに仕事を進めなければいけません。担当者が退職しても仕事は引き続きこなしていかなければいけません。また、誰がやっても同じクオリティで結果が出せるようにしなければいけません。
その点で、「業務手順を文書化して残す」ということは、それ自体がチームにとって大きな資産になります。
業務は指示された内容を実施して終わりですが、この「実施」は「文書化」までを指すことを理解せず、やりっ放しという理解をしている人がほとんどです。
例えば製品に問題があって、それを解決する場合はどうでしょうか。
その流れが下記であったとします。
①問題の状況を確認
②問題の調査を実施
③問題の解決法を見つける
④報告書にまとめて報告する
本稿でいう「文書化」とは、上記の④のような業務報告書ではなく、まさに上記の①から④までの手順をどうやって実施したかを文書にすることです。
指示された内容をやりっ放しにするというのは、上記の場合、④で文書化したと思っているという勘違いから生まれます。
この業務の手順を文書化することが、仕事の仕組みづくりに繋がります。
そしてそれはチームで作業するメンバーにとっての義務であり、チームはその手順を蓄積することで成熟度が高まっていきます。
この重要性を見いだせない組織、マネージメントは基本的な成長が望めません。
※チームとしてのノウハウの蓄積ができない為
そしてその作業自体が「無意味」とされることがあります。
しかしこの文書化の作業は、いずれ自身でも効率化のために役立つときが必ずやってきます。
その価値を見いだせない組織のことは気にせず、自身のために業務手順の文書化は、是非、実施することをオススメします。
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